hu

A dolgos munkanap nem feltétlenül értékes munkanap!

Produktivitás-gyilkosok és ellenszereik

Minden cég, de minden kisebb vállalkozás is tele van olyan elfoglalt munkavállalókkal, akik napi teendőiket szeretnék letudni a munkaidő végéig. Azonban egy-egy dolgos munkanap nem feltétlenül értékes nap is egyben! És még ennyire sem biztos, hogy sikerre vezet. A legtöbb vezető tudja ezt.

Azt azonban nem biztos, hogy tudják, hogyan segítsenek kollégáiknak abban, hogy elfoglalt emberből produktív emberekké váljanak. Szakértők szerint az értékes, produktív nap titka a fókuszunk, és nem az időnk menedzselése.

A két legnagyobb produktivitás-gyilkos

Egy nemrégiben készült felmérésében a megkérdezett dolgozók (szabadúszóktól kezdve a vezetőkig) azt nyilatkozták, hogy a teljesítményük csökkenéséért leginkább a munkát megzavaró tényezők tehetők felelőssé. Ilyen lehet egy beszélgetni akaró kolléga, a folyamatos közösségi oldal-értesítések, vagy az irodai alapzaj. Egy másik tanulmány szerint átlagosan minden harmadik és ötödik percben megszakítanak minket a munkában, ám ezeknek nagyjából a fele „önmegszakítás”, például Facebookozás, vagy e-mailjeink megtekintése.

A másik legnagyobb teljesítmény-gyilkos a nem alapvető feladatokkal való foglalkozás. A résztvevők 27%-a mondta azt, hogy az értekezletek többsége időpocsékolás, miközben 21%-uk érezte úgy, hogy a haszontalan tartalmú e-mailek akadályozzák a leginkább őket értelmes tevékenységeikben.

Időspóroló multitasking? Hatalmas tévedés!

Amikor elfoglaltak vagyunk, csábító a multitasking gondolata, vagyis az, hogy több feladatot végezzünk egyszerre. A multitasking azonban nemhogy segíti, inkább gátolja a teljesítményünket. 1995-ben Robert Rogers és Stephen Monsell tudósok felfedezték, hogy agyunk nem képes nehéz feladatok egyidejű elvégzésére. Amikor tehát váltogatjuk a feladatokat, agyunk tudatalatt két szakaszon megy keresztül: elsőként a cél változik („Most ezt akarom csinálni ahelyett”), másodszor pedig szabályokat aktivizál („Kikapcsolom a szabályokat ezért, és bekapcsolom a szabályokat azért”.) Ha tehát összetett feladatok között „ugrálunk”, magas árat fogunk fizetni minden egyes váltásért, mert először meg kell változtatnunk a célunkat, majd áthelyezni a fókuszt az új feladatra. Ez a kontextus-váltás pedig legalább 40%-át veszi el a produktív időnknek. Sőt mi több, a rendszeres kontextus-váltás növeli a hibák előfordulását is.

Tippek egy produktívabb munkanaphoz:

Amellett, hogy mellőzzük a multitaskingot, a kitűzött célok mentén, meghatározott határidővel látjuk el a feladatainkat, és megpróbálunk ellenállni az önmegszakítás kényszerének, a következő tippek a segítségünkre lehetnek egy eredményes munkanaphoz.

Adjunk időt magunknak: A Parkinson-törvény azt állítja, hogy munka mindig kitölti a rendelkezésünkre álló időt. Amikor az idővel versenyzünk, gyorsabban fogunk dolgozni, amikor rengeteg időnk van egy-egy feladat elvégzésére, sokkal lassabban dolgozunk. Ezért adjunk meghatározott időt minden feladat elvégzésére. Csökkentsük a kontextus-váltást azzal, hogy hasonló feladatokat végzünk egyszerre.

Tematizáljuk napjainkat: Csoportosítsuk a hét napjait különböző témák köré. Amikor megnézzük a teljes hetünket, látni fogjuk, hogy tevékenységeink már eleve konkrét területekre oszthatóak. Ezek lehetnek „találkozók”, „megírni valók”, „tervezni valók”, és így tovább. Csak annyi a dolgunk, hogy minden napnak adjunk egy átfogó fókuszt, egy napi témát: legyen a hétfő a találkozó napja, a kedd a kreativitásé (amikor pl. blogposztokat írunk)… stb. Tervezzünk személyiségünknek megfelelően: ha például hétfőnként kevesebb az energiánk, inkább keddre vagy szerdára időzítsük a találkozó napot. Legyünk rugalmasak: ha nem működnek egyes témák, módosítsuk őket, és ha borul a rend néha, ne ijedjünk meg.

Tegyünk fontossági sorrendet a feladataink között, és a személyiségünknek, munkastílusunknak megfelelően soroljuk be nehézségi fok/komplexitás alapján a teendőinket.

„Cipőt csak a cipőboltból”: A munkahelyünkön csak a munkahelyi feladatainkra koncentráljunk, így eredményesebbek tudunk lenni. Csak azután adjuk át magunknak a pihenésnek és a feltöltődésnek, miután lejárt a munkaidőnk.

Legyünk felkészültek: Az eredménytelen, hosszúra nyúló megbeszélést a felkészületlen résztvevő is okozhatja, ezért mindig készüljünk fel a meetingek előtt. Ennyivel tartozunk magunknak és a csapattagoknak is!

Ne engedjünk az „önadminisztrálás” kényszerének: Az e-mailezésnél figyeljünk arra, hogy ne automatikusan a „válasz mindenkinek” gombot nyomjuk meg, hanem csak az illetékesnek küldjük el a levelet. Így másoktól sem vesszük el az értékes időt azzal, hogy olyasmit olvassanak, ami nem is az ő felelősségi körükbe tartozik.

Hivatalosan mindenkinek 8 órából áll egy munkanapja, azonban nem mindegy, ki mit hoz ki belőle. Gyakoroljuk a fent említett technikákat azért, hogy többet tudjunk elérni mindabból, amire büszkék vagyunk mind a munkánkban, mint a magánéletünkben.

Ha tetszett a cikk, lájkolja Facebook oldalunkat, vagy kövessen minket a LinkedIn-en!

A Recruiter cikke alapján